Dienst 03
Processen automatiseren voor het mkb
Ik koppel de systemen die je al hebt, en vul ze waar nodig aan met een pakket dat past, zodat aanvragen, offertes, planning en facturen doorlopen zonder dat iemand iets overtypt. Begint het werk met een mail of een foto, dan zet ik er een agent voor die het leest. Een proces koppelen duurt meestal één tot vier weken.
Bij bijna elk bedrijf dat ik spreek zie ik hetzelfde. Er komt een aanvraag binnen via de mail of de telefoon, iemand typt hem over in een spreadsheet, en daarna gaan dezelfde gegevens in een offerte, in de agenda en in de boekhouding. Vier keer dezelfde naam, hetzelfde adres en dezelfde omschrijving.
Dat kost al snel uren per week, en het gaat mis op het moment dat het druk is. Ik haal die herhaling eruit. De gegevens worden één keer vastgelegd en lopen daarna zelf door naar de plekken waar ze nodig zijn.
- Doorlooptijd
- 1 tot 4 weken per proces
- Prijs
- vast, en vooraf bekend
- Eigendom
- alles op jouw naam
Herkenbaar?
Wanneer dit het antwoord is
Staat hier niets bij dat op jou slaat, dan is dit waarschijnlijk niet wat je nodig hebt. Dat zeg ik liever nu dan in een offerte.
- 01Je typt dezelfde gegevens meerdere keren over tussen mail, Excel en je administratie.
- 02Offertes blijven liggen omdat er eerst iemand tijd voor moet maken.
- 03Je belt klanten na over afspraken die ze zelf hadden kunnen bevestigen.
- 04Je weet dat er dingen tussendoor glippen, maar niet precies welke.
Wat erin zit
Wat je krijgt, punt voor punt
Eerst kijken, dan bouwen
Ik kijk eerst mee hoe het werk binnenkomt en hoe het de deur uit gaat. Welke stap kost de meeste tijd, welke gaat het vaakst mis, en wat levert het op als die verdwijnt. Daarna bepalen we wat we bouwen. Soms is het antwoord een formulier dat doorstuurt, en dan is het project een stuk kleiner dan je dacht.
Koppelingen met wat je al hebt
Je hoeft niet over op een nieuw systeem. Mail, agenda, boekhouding, planning: als het een koppeling heeft, gebruik ik die. Je mensen werken verder in wat ze kennen, alleen het overtypen valt weg.
Een agent ervoor als het met tekst begint
Een koppeling kan alleen verplaatsen wat al in een vakje staat. Komt het werk binnen als een mail in iemands eigen woorden, een foto of een pdf, dan leest een agent het eerst en vult hij de vakjes. Daarna neemt de koppeling het over.
Bevestigingen en herinneringen die vanzelf gaan
De klant krijgt meteen een bevestiging dat zijn aanvraag binnen is, en een dag van tevoren een herinnering voor de afspraak. Dat scheelt nabellen, mensen die niet thuis zijn, en telefoontjes met de vraag of de mail is aangekomen.
Het draait in jouw omgeving
Op jouw accounts, jouw server of jouw hosting. Mocht ik er morgen niet meer zijn, dan blijft het gewoon lopen en kan een ander het overnemen.
Je ziet wat er gebeurt
Er is een overzicht van wat er is doorgelopen en wat is blijven hangen. Anders weet je nooit of het werkt, en kun je ook niet uitrekenen wat het je oplevert.
Hoe het gaat
Van eerste gesprek tot draaiend
Stap 1
Verkenning
Ik kijk een dagdeel mee, zet op een rij welke systemen je hebt en waar het werk blijft hangen, en draai waar het kan een proef op je eigen materiaal. Je ziet wat het oplevert voordat er iets gekocht of gebouwd wordt.
binnen een week klaar
Stap 2
Inrichten of bouwen
Je krijgt één voorstel met een vaste prijs: iets verbeteren wat er al staat, een pakket kiezen en inrichten, of iets op maat bouwen. Het draait eerst een paar weken naast je gewone werk, zodat je ziet wat het doet voordat je erop vertrouwt.
1 tot 6 weken
Stap 3
Live en bijsturen
Accounts, code en gegevens staan op jouw naam. In de maanden daarna stuur ik bij wat nog niet goed loopt.
maandelijks opzegbaar
Vragen
Wat mensen meestal willen weten
Staat je vraag er niet bij? Mail me. Binnen één werkdag antwoord. Meestal dezelfde dag.
Dat hangt af van het aantal stappen en systemen dat erbij komt kijken. Na de verkenning of het eerste gesprek krijg je een voorstel met een vaste prijs, en daarin staat ook welke stappen verdwijnen en hoeveel tijd die nu kosten.
Meestal niet. Ik werk het liefst met wat je al hebt en waar je mensen aan gewend zijn. Laat een systeem helemaal geen koppeling toe, dan bespreken we of vervangen de moeite waard is, en wat dat kost.
Dat verschilt per proces. Ik zet vooraf op papier welke stappen verdwijnen en hoeveel tijd die nu kosten, zodat je achteraf kunt nakijken of het klopte.
Er zit monitoring op en je krijgt bericht als iets vastloopt, zodat je er niet pas na twee weken achter komt. Onder beheer houd ik het draaiend en stel ik het bij.
Waar ik kom. Ik werk vanuit Capelle aan den IJssel en kom bij bedrijven in Capelle aan den IJssel, Rotterdam, Krimpen aan den IJssel en Nieuwerkerk aan den IJssel. Bij een storing sta ik er binnen twintig minuten. Daarbuiten doe ik het soms ook, als het project past: dat bespreken we gewoon.
Ook mogelijk
Volgende stap
Zullen we eens kijken waar bij jou de uren weglekken?
Een gesprek van drie kwartier, bij jou op locatie. Je krijgt sowieso een lijstje mee met wat ik zou aanpakken, of je nu met mij verder gaat of niet.
Binnen één werkdag antwoord. Meestal dezelfde dag. · Je spreekt Kaz, niet een callcenter.