Gids 18 · 6 minuten
Hoe werkt een AI-agent die offerteaanvragen voorbereidt?
Het korte antwoord
Een AI-agent voor offerteaanvragen leest elke binnenkomende aanvraag, ook de foto's, en haalt eruit wat de klant wil, waar en wanneer. Hij zoekt de bijpassende posten op in je eigen prijslijst, zet een offerte-opzet klaar in je offertesysteem en schrijft erbij wat er nog ontbreekt om een goede prijs te maken. Iemand van jou kijkt de opzet na, past hem aan en verstuurt hem. De agent rekent zelf niets uit en stuurt niets naar de klant.
Bij de meeste installateurs en aannemers die ik spreek, komen aanvragen binnen als vrije tekst. 'Mijn cv-ketel is 14 jaar oud en maakt herrie, wat kost een nieuwe?', met twee foto's van de ketel en één van de meterkast. Iemand moet dat lezen, de foto's bekijken, bedenken welke ketel past, de prijzen opzoeken en terugmailen wat er nog mist. Dat werk schuift vaak door naar de avond.
Een agent neemt het lees- en zoekwerk over. Hieronder staat wat hij doet, in de volgorde waarin het gebeurt.
Van binnenkomende mail tot offerte-opzet
- 01
De aanvraag komt binnen
Via je offerteformulier, je algemene mailbox of een doorgestuurde WhatsApp. De agent kijkt mee in die ene mailbox of map en begint zodra er iets nieuws in staat. Mails die geen aanvraag zijn, zoals een factuur of een nieuwsbrief, laat hij liggen.
- 02
Hij leest tekst en foto's
Uit de tekst haalt hij wat de klant wil, het adres, gewenste termijn en bijzonderheden. Op de foto's kijkt hij wat er nu hangt: merk en type van de ketel als het typeplaatje leesbaar is, de staat van de leidingen, de ruimte rond de meterkast. Wat hij niet zeker weet, markeert hij als onzeker in plaats van het in te vullen.
- 03
Hij zoekt de klant en de prijzen op
Is de klant al bekend in je administratie, dan koppelt hij de aanvraag aan die klant. Daarna zoekt hij de posten die passen in jouw prijslijst of artikelbestand: de ketel, het montagepakket, de uren voor demontage en afvoer. Hij gebruikt alleen posten die in jouw lijst staan. Rekenen en optellen doet je offertesysteem, met gewone code.
- 04
Hij zet de opzet klaar
In je offertesysteem staat een concept met de klantgegevens en de posten, en bovenaan een korte samenvatting van wat de klant vraagt. Bij elke post staat waar hij op gebaseerd is: 'type ketel afgeleid van foto 2'. Werk je zonder offertesysteem, dan komt het concept als Word-bestand of als conceptmail in je mailbox.
- 05
Hij schrijft op wat ontbreekt
Is het vermogen niet te zien, weet hij niet of er een rookgasafvoer door het dak moet, of ontbreekt het huisnummer, dan staat dat in een lijstje bij de opzet. Vaak zet hij er ook een conceptmail aan de klant bij met precies die vragen, zodat je die met één klik kunt versturen.
- 06
Iemand van jou kijkt na en verstuurt
Je werkvoorbereider of jijzelf opent de opzet, past aan wat niet klopt en verstuurt de offerte vanuit je eigen systeem. Zo blijft de prijs jouw verantwoordelijkheid, en zie je ook welke aanvragen de agent goed begrijpt en welke niet.
Wat er misgaat, en hoe je het opvangt
Dit zijn de fouten die in de eerste weken het vaakst opduiken. Links wat er gebeurt, rechts hoe je het inricht.
De agent kiest een product dat niet in je assortiment zit
Hij mag alleen kiezen uit posten die in je eigen prijslijst staan
Een model kent duizenden producten van internet. Beperk je hem tot jouw lijst, dan kan hij hooguit de verkeerde post uit jouw lijst kiezen, en dat zie je bij het nakijken.
Hij leest een typeplaatje verkeerd en vult het toch in
Onzekere gegevens worden gemarkeerd en komen in het lijstje met vragen
Een wazige foto levert soms een bijna goed typenummer op. Zo'n bijna goed nummer is gevaarlijker dan een leeg vakje, omdat het er overtuigend uitziet.
Hij rekent de totaalprijs zelf uit
Het offertesysteem rekent, de agent kiest alleen posten en aantallen
Taalmodellen maken af en toe rekenfouten. Je offertesysteem niet.
Een aanvraag in een bijlage of doorgestuurde mail wordt gemist
Elke mail die hij niet kan plaatsen, gaat naar een map 'zelf bekijken'
Dan weet je zeker dat er geen aanvraag tussen de kieren valt. Die map is in het begin vol en wordt kleiner naarmate je bijstuurt.
De prijslijst in de agent loopt achter op de echte
De agent leest de prijslijst die je zelf bijhoudt, op de plek waar die al staat
Een aparte kopie voor de agent raakt na de eerste prijsverhoging van je leverancier verouderd.
Wat je nodig hebt voordat zo'n agent werkt
Het belangrijkste is een prijslijst of artikelbestand dat klopt en waarin posten een vaste naam hebben. Staat de helft van je prijzen in je hoofd, dan kan een agent ze ook niet vinden. Bij veel bedrijven is het opschonen van die lijst het meeste werk, en het levert ook zonder AI al iets op.
Daarnaast een plek waar aanvragen binnenkomen die de agent mag lezen, liefst één mailbox of één formulier, en een zakelijk AI-account met een verwerkersovereenkomst. Voordat er iets gebouwd wordt, draai ik een proef op twintig of dertig van je eigen oude aanvragen, zodat je ziet wat hij goed doet en waar hij twijfelt.
Zelf doen
Wat je vandaag zelf kunt afwerken
Vink af wat je hebt gedaan. Er wordt niets bewaard, bij een volgend bezoek staat de lijst weer leeg. Dat is een keuze: iets opslaan in je browser om een vinkje te onthouden staat slecht op een site die uitlegt waarom je zo weinig mogelijk van je bezoekers wilt weten.
0 / 5
Of je laat het doen
AI-agents laten bouwen voor je bedrijf
Zo'n agent bouw ik in de mailbox en het offertesysteem die je al hebt, na een proef op je eigen aanvragen.
doorlooptijd proef in 1 week, bouwen in 1 tot 4 weken · vaste prijs vooraf
Vragen
Wat mensen hier nog over vragen
Staat je vraag er niet bij? Mail me, dan schrijf ik hem erbij. Binnen één werkdag antwoord. Meestal dezelfde dag.
Nee. Hij zet een opzet klaar en iemand van jou verstuurt hem. Zie je na een paar weken dat één soort bericht steeds klopt, bijvoorbeeld de mail waarin je om een ontbrekend huisnummer vraagt, dan kun je zelf besluiten dat dat ene stuk zonder controle mag.
Meestal goed genoeg om te zien wat er hangt, en vaak ook merk en type als het typeplaatje scherp in beeld is. Afmetingen schatten of de staat van een leiding beoordelen gaat minder betrouwbaar. Daarom markeert de agent wat hij niet zeker weet, en komt dat in het lijstje met vragen.
Nee. De agent zet zijn opzet in het systeem dat je al hebt, als dat een koppeling toestaat. Kan dat niet, dan komt de opzet als conceptmail of Word-bestand, en neem je hem van daaruit over.
Dan schrijft de agent dat op en laat hij de prijs open. Iemand van jou maakt die offerte zelf. Je ziet zo ook welke soorten werk vaak gevraagd worden en nog niet in je lijst staan.
Volgende stap
Zullen we eens kijken waar bij jou de uren weglekken?
Een gesprek van drie kwartier, bij jou op locatie. Je krijgt sowieso een lijstje mee met wat ik zou aanpakken, of je nu met mij verder gaat of niet.
Binnen één werkdag antwoord. Meestal dezelfde dag. · Je spreekt Kaz, niet een callcenter.